Olen kuullut tämän kysymyksen usein asiakkailtamme viime aikoina: Mitä minun on tehtävä, jotta sähköpostini eivät päädy roskapostiin? On useita seikkoja, jotka on otettava huomioon. Yhtäältä teknisesti, toisaalta myös sähköpostia valmisteltaessa ja luotaessa. Seuraavassa käyn läpi yksittäisiä kohtia, selitän, mitä sinun on otettava huomioon ja miten Aivie voi auttaa sinua varmistamaan, että sähköpostisi eivät päädy roskapostiin.
Mitkä ovat lähettäjien, vastaanottajien ja Internet-palveluntarjoajien tavoitteet?
Sähköpostin lähettäjän tavoitteena pitäisi olla lähettää sähköpostiviestejä, jotka tavoittavat vastaanottajat, jotka luetaan ja jotka saavat aikaan tietyn reaktion.
Vastaanottajien tavoitteena on saada mahdollisimman vähän ei-toivottuja sähköposteja. Tähän kuuluvat sähköpostit, joita he eivät ole tilanneet, sähköpostit, joiden sisältö on vilpillistä, mutta myös sähköpostit, jotka eivät tarjoa heille mitään lisäarvoa.
Internet-palveluntarjoajien (ISP, esim. Google ja Yahoo) tavoitteena on tarjota käyttäjilleen paras mahdollinen käyttökokemus. Toisin sanoen ne tekevät kaikkensa, jotta vastaanottajien olisi helppo saavuttaa tavoitteensa. Siksi ne varmistavat, että vain halutut sähköpostiviestit päätyvät postilaatikon kärkeen.
Sähköpostin lähettäjinä meidän on siis varmistettava, että täytämme vastaanottajien ja Internet-palveluntarjoajien tavoitteet. Silloin täytämme myös omat tavoitteemme – pitkällä aikavälillä.
Mikä on Aivien tavoite?
Aivien tavoitteena on antaa asiakkailleen mahdollisuus lähettää laadukkaita sähköpostiviestejä, joita vastaanottajat arvostavat. Aivien asiakkaiden tulisi pystyä rakentamaan paras mahdollinen maine.
Tätä varten käytämme toisaalta teknisiä mahdollisuuksia ja toisaalta olemme myös käytettävissä asiakkaidemme neuvontaa varten.
Aivieta ei voi käyttää kylmäkutsujen ja muiden vastaanottajan tai lainsäätäjän ei-toivottujen sähköpostiviestien lähettämiseen.
Mikä lähettäjä minun pitäisi valita, jotta sähköpostini eivät päädy roskapostiin?
Kun lähetät sähköpostiviestejä, voit syöttää kolme tietoa:
Mitä vastaanottajalle näytetään
1. lähettäjän nimi
Tämä on ensimmäinen asia, jonka vastaanottajat näkevät sähköpostiviestistäsi postilaatikossaan. Esim. Adrian Aiviesta…
2. sähköpostiosoite (From)
Tämä on sähköpostiosoite, joka näkyy vastaanottajille lähettäjänä. Tämä voi olla mikä tahansa valitsemasi osoite. Siksi sitä käytetään usein väärin roskapostissa tai muissa huijauksissa.
Jos yhteyshenkilösi klikkaavat sähköpostiohjelmassaan Vastaa, sähköposti lähetetään tähän osoitteeseen.
Huomautus: Emme suosittele noreply-osoitteen käyttämistä vuoropuhelun edistämiseksi yhteystietojesi kanssa.
Mitä sähköpostiohjelma näkee
3. mail-from-domain
Mail-from-verkkotunnus on ratkaisevan tärkeä sähköpostiviestien toimitettavuuden kannalta, sillä vastaanottajapalvelimet käyttävät sitä sähköpostiviestien todentamiseen.
Lisäksi posti-lähetysverkkotunnusta käytetään verkkotunnuksen maineen määrittämiseen.
Aivien avulla saat oman posti-lähetysverkkotunnuksen. Näin voit rakentaa omaa mainettasi.
Oletusarvoisesti mail-from-verkkotunnus on email.deinedomain.ch. Voit kuitenkin valita myös oman verkkotunnuksen. Sen on vain täytettävä seuraavat vaatimukset:
- Posti-lähetysverkkotunnuksen on oltava todennetun identiteetin (sähköpostiosoite tai verkkotunnus) emotunnuksen aluetunnus.
- Mail-from-verkkotunnus ei saa olla alaverkko, jota käytät myös sähköpostien lähettämiseen.
- Mail-from-verkkotunnus ei saa olla alatoimipaikka, jota käytät sähköpostien vastaanottamiseen.
4. tekninen sähköpostiosoite
Teoriassa on myös sähköpostiosoite mail-from. Tai tunnetaan myös nimellä Envelope-From. Tätä sähköpostiosoitetta käytetään SMTP-viestintäprotokollissa.
Mail-from-verkkotunnuksen avulla jokaiselle lähetetylle sähköpostiviestille annetaan yksilöllinen lähettäjän osoite. Sitä käytetään kaikentyyppisissä palautteissa. Sillä ei ole sinulle merkitystä. Aivie käyttää sitä kuitenkin pomppujen ja valitusten hallintaan.
Tämä sähköpostiosoite määritetään automaattisesti. Voit määrittää vain sähköpostin lähettäjäverkkotunnuksen (yllä).
Suositeltava kokoonpano
Hyödynnä Aivien kykyä rakentaa oma verkkotunnusmaineesi Aivien lähettämille sähköposteille.
Tämä minimoi riskin, että markkinointisähköpostit vaikuttavat muiden, esimerkiksi Outlookista tai Gmailista lähetettävien sähköpostiviestien toimitettavuuteen.
Käytä myös selkeää ja johdonmukaista lähettäjänimeä, kuten ”Aivie Marketing Team”, jotta vastaanottajat luottavat sähköposteihisi.
Aivie Set Up Wizard tukee sinua tässä.
Mikä on verkkotunnuksen maine ja miten se auttaa estämään sähköpostien päätymisen roskapostiin?
Verkkotunnuksen maine mittaa sen verkkotunnuksen luotettavuutta ja uskottavuutta, josta lähetät sähköpostiviestejä (esim. aivie.ch). Internet-palveluntarjoajat (esim. Google, Yahoo) ja sähköpostin suojausjärjestelmät (esim. McAfee) käyttävät tätä luokitusta määrittääkseen, ovatko tietystä verkkotunnuksesta lähetetyt sähköpostiviestit laillisia vai onko ne luokiteltava roskapostiksi.
Useimmat Internet-palveluntarjoajat käyttävät laajoja algoritmeja verkkotunnuksen arvioimiseksi asteikolla 0-100. Tätä pistemäärää tarkastellaan uudelleen, kun käsitellään tulevia sähköposteja, jotta sitä voidaan tarvittaessa tarkentaa. Mitä korkeampi verkkotunnuksen mainepistemäärä tietyllä vastaanottajalla on, sitä epätodennäköisempää on, että seuraavat sähköpostit hylätään tai suodatetaan roskapostina.
Maine karttuu ajan myötä, ja siihen vaikuttavat monet tekijät, kuten lähetettyjen sähköpostiviestien laatu ja sitoutuminen, valitusten määrä, roskapostilukot ja parhaiden käytäntöjen, kuten oikeiden todennusprotokollien (ks. SPF, DKIM ja DMARC), noudattaminen.
Löydät lisätietoja usein kysytyistä kysymyksistä Spam Score ja Domain Reputation Test.
Kuten edellä mainittiin, Aivie antaa sinulle oman aliverkkotunnuksen ja antaa sinun rakentaa mainettasi pääverkkotunnuksesta riippumatta.
Mikä on palautusprosentti ja miten estän sähköpostieni päätymisen roskapostiin?
Hylkäysprosentti on niiden sähköpostiviestien prosenttiosuus, joita ei ole voitu toimittaa perille. Palautuksia on kahdenlaisia:
- Pysyvistä virheistä kertovat kovat pompputulot (esim. virheelliset sähköpostiosoitteet).
- Pehmeät palautukset, jotka viittaavat tilapäisiin ongelmiin (esim. täysi postilaatikko).
Erityisesti kovia pomppuja kannattaa välttää. Ne viittaavat huonosti ylläpidettyyn sähköpostilistaan, ja monet Internet-palveluntarjoajat pitävät niitä roskapostin merkkinä.
Aivien sisällä palautuneet sähköpostiosoitteet merkitään automaattisesti ”Älä ota yhteyttä”-merkinnällä.
Kun tuot yhteystietojasi, varmista erityisesti, että luettelo ei sisällä virheellisiä sähköpostiosoitteita. Emme suosittele ostettujen sähköpostilistojen käyttöä.
Aivie tarkistaa, onko osoite voimassa, kun se tuo ja luo yhteystietoja. Jos tuot paljon yhteystietoja, voi olla syytä käyttää ulkoista puhdistuspalvelua.
Käytä double opt-in -strategiaa kaikkien sähköpostiviestien vahvistamiseen.
Internet-palveluntarjoajat tarkistavat myös, ovatko vastaanottajat vuorovaikutuksessa sähköpostiviestiesi kanssa. Toisin sanoen, napsautetaanko linkkejä. Kun teet tuplaopt-inin, tällainen vuorovaikutus toteutuu, eivätkä tulevat sähköpostiviestisi todennäköisesti joudu roskapostiin.
Mikä on valitusten määrä ja miten voin estää sähköpostiviestieni päätymisen roskapostiin?
Jos vastaanottajasi valittavat sähköposteistasi Internet-palveluntarjoajalleen, se johtaa myös siihen, että tulevat sähköpostisi luokitellaan roskapostiksi.
Siksi sinun tulisi lähettää sähköposteja vain niille yhteyshenkilöille, jotka ovat aiemmin antaneet suostumuksensa. Tässä yhteydessä sinun tulisi myös käyttää johdonmukaisesti kaksinkertaista sisäänkirjautumista (double opt-in).
Se voi olla suuri haaste, jos et ole kirjoittanut yhteyshenkilöille pitkään aikaan, jos yrityksen nimi on muuttunut tai jos yhteyshenkilöt kuulevat sinusta ensimmäistä kertaa. Tällöin voit käyttää niin sanottua lupapassimenettelyä. Ota meihin yhteyttä saadaksesi lisätietoja.
Aivie seuraa jatkuvasti palautus- ja valitusprosenttiasi. Jos kriittinen kynnysarvo ylittyy, keskeytämme sähköpostien lähettämisen. Tämä tehdään maineesi suojelemiseksi. Sen jälkeen otamme sinuun yhteyttä ja selvitämme yhdessä kanssasi, miten tämä tapahtui ja miten voimme ratkaista ongelman.
Mitä sisällössä on otettava huomioon, jotta sähköpostit eivät päädy roskapostiin?
Varmista, että sähköpostiviestien sisältö on kirjoitettu vastaanottajille ja että he voivat peruuttaa tilauksen.
1. arvokas sisältö
Sähköpostiviestien sisällön tulisi olla arvokasta vastaanottajille. Vältä sensaatiomaisia otsikoita ja isojen kirjainten tai huutomerkkien liiallista käyttöä, sillä ne voidaan luokitella roskapostiksi. Laatu ennen määrää.
2. asiaankuuluva sisältö
Varmista, että lähetät yksilöllistä sisältöä sen sijaan, että lähetät kaikille vastaanottajille saman viestin sisältävän uutiskirjeen.
Henkilökohtaiset sähköpostiviestit päätyvät todennäköisemmin postilaatikkoon. Käytä vastaanottajia koskevia tietoja sisällön personoimiseen ja yhteyden luomiseen.
3. peruutuslinkki
Selkeä ja helposti löydettävä peruutuslinkki ei ole ainoastaan lakisääteinen (revDSG, GDPR), vaan se on myös tärkeä sähköpostiviestien toimitettavuuden kannalta. Varmista, että vastaanottajat voivat halutessaan helposti peruuttaa tilauksen listaltasi.
Pitäisikö minun poistaa sähköpostit postituslistalta, jotta minua ei pidettäisi roskapostittajana?
On tärkeää löytää terve tasapaino, jotta sähköpostiviestejäsi ei pidetä roskapostina. Tiheä kirjoittelu voi johtaa siihen, että vastaanottajat tuntevat sähköpostisi ylikuormitetuiksi ja pitävät niitä ärsyttävinä, mikä voi johtaa roskaposti-ilmoitukseen. Siksi on parempi pitää yllä hyvin hoidettua listaa kuin mahdollisimman suurta listaa.
Nyrkkisääntönä on, että poistat listaltasi osoitteet, jotka eivät ole olleet vuorovaikutuksessa sähköpostiesi kanssa viimeisen kuuden kuukauden aikana. Säännöllinen puhdistaminen auttaa parantamaan listasi laatua ja varmistamaan, että kirjoitat vain vastaanottajille, jotka ovat todella kiinnostuneita sisällöstäsi.
Aivie:llä on segmentti, jossa on kaikki yhteystiedot, jotka eivät ole olleet aktiivisia viimeisten 6 kuukauden aikana. Suosittelemme, että käytät tätä lajittelemaan asiaankuuluvat yhteystiedot.
Aivien avulla sinulla on myös mahdollisuus toteuttaa erilaisia kampanjoita. Näin voit kirjoittaa yhteystietoihin silloin, kun he ovat kiinnostuneita. Voit esimerkiksi poistaa heidät viikoittaisista sähköpostiviesteistä, mutta kirjoittaa heille uudelleen, kun he ovat käyneet verkkosivustollasi.
Tekniset vaatimukset, jotta sähköpostit eivät päädy roskapostiin.
Todentamisen käyttöönotto varmistaa, että sähköpostisi tunnistetaan aidoiksi (sinun lähettämiksi). Salaus ja hyvä IP-maine vähentävät entisestään riskiä, että sähköpostisi luokitellaan roskapostiksi.
1. todennus
Tunnistautumisella varmistat, että sähköpostin vastaanottaja uskoo, että sinulla on oikeus lähettää sähköposteja tietyn lähettäjän puolesta. Käytämme tähän tarkoitukseen SPF-, DKIM- ja DMARC-tunnisteita.
SPF (Sender Policy Framework)
SPF-merkinnällä määrittelet, mitkä palvelimet ovat oikeutettuja lähettämään sähköposteja mail-from-verkkotunnuksesi puolesta.
DKIM (DomainKeys Identified Mail)
DKIM:n avulla sähköpostiin liitetään digitaalinen allekirjoitus, jonka vastaanottava palvelin tarkistaa. Tätä voidaan käyttää myös sen tarkistamiseen, onko lähettäjällä oikeus lähettää sähköpostia määritellyn mail-from-verkkotunnuksen kautta.
Merkinnällä varmistetaan myös, että sähköpostia ei ole muutettu lähetyksen aikana. Merkintä pysyy paikallaan, vaikka sähköposti lähetettäisiin eteenpäin.
DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting & Conformance) (verkkotunnistukseen perustuva viestien todennus, raportointi ja vaatimustenmukaisuus)
SPF ja DKIM tarkistavat vain, onko lähettäjällä oikeus lähettää teknisen postin lähettäjäverkkotunnuksesta. Toisin sanoen, ei vastaanottajalle näytetystä verkkotunnuksesta. Tämä tarkoittaa, että mikä tahansa lähettäjä voidaan edelleen määrittää.
DMARC varmistaa, että teknisen postin lähettäjäosoite (From) ja vastaanottajalle lähettäjäosoitteessa (From) näkyvä verkkotunnus vastaavat toisiaan.
DMARC tarjoaa myös tavan, jolla voit kertoa vastaanottavalle palvelimelle, miten käsitellä sähköposteja, jotka eivät läpäise näitä tarkistuksia.
Lisätietoja teknisistä yksityiskohdista.
Aivien asennusassistenttien avulla (ei Mauticin ominaisuus) voit helposti määrittää ja tarkistaa kaikki todennukset. Olemme myös käytettävissäsi vastaamaan kysymyksiisi henkilökohtaisesti.
2. TLS-salaus
Transport Layer Security (TLS) salaa sähköpostin siirron palvelinten välillä, mikä lisää turvallisuutta ja vahvistaa luottamusta sähköposteihin.
Aivie tukee TLS:ää ja varmistaa, että sähköpostisi lähetetään salattuna.
3. IP-maine
Sen IP-osoitteen maine, josta sähköpostisi on lähetetty, on ratkaisevan tärkeä. On tärkeää, että IP-osoitteesi ei ole mustalla listalla ja että sillä on hyvä lähetyshistoria.
Aivie seuraa jatkuvasti IP-maineita ja varmistaa, että sähköpostisi lähetetään luotettavista IP-osoitteista.
Oletusarvoisesti jaat IP-maineen kaikkien muiden Aivie-asiakkaiden kanssa. Jos haluat enemmän hallintaa ja rakentaa omaa mainettasi, voit ostaa oman IP-osoitteen (dedikoitu IP-osoite).
Googlen ja Yahoon uudet roskapostiohjeet
Google ja Yahoo julkaisivat keväällä 2024 uudet ohjeet, jotka koskevat erityisesti tunnistusprotokollia ja tietosuojasäännösten noudattamista.
- Google korostaa yhä enemmän SPF:n, DKIM:n ja DMARC:n käyttöä. Lisäksi lähettäjien on osoitettava, että heillä on vastaanottajan suostumus yhteydenottoon.
- Yahoo vaatii tietojen käytöltä selkeää avoimuutta ja on tiukentanut salausvaatimuksia sähköpostiviestinnän turvallisuuden takaamiseksi.
Aivie varmistaa alusta alkaen, että kaikki Googlen ja Yahoon uudet ohjeet täyttyvät, ja tukee sinua sähköpostikampanjoiden mukauttamisessa niiden mukaisesti.
Löydät lisätietoja usein kysytyistä kysymyksistä: Onko Aivie yhteensopiva Googlen ja Yahoon uusien roskapostisääntöjen kanssa?
Yhteenveto
Kun otat tekniset seikat huomioon, luot pohjan onnistuneille sähköpostimarkkinointikampanjoille. Hyvin harkitulla strategialla ja oikealla sisällöllä voit lisätä huomattavasti todennäköisyyttä, että sähköpostiviestisi päätyvät vastaanottajien postilaatikkoon eivätkä roskapostikansioon.
