Diese Frage höre ich in letzter Zeit sehr oft von unseren Kunden. Damit E-Mails nicht im Spam landenDabei gibt es verschiedene Punkte zu berücksichtigen. Einerseits technisch, andererseits auch beim Vorbereiten und Erstellen der E-Mail. Im Folgenden gehe ich auf die einzelnen Punkte ein, erkläre was du berücksichtigen musst, und wie Aivie dich dabei unterstützt, damit deine Mails nicht im Spam landen.

Was sind die Ziele von Absendern, den Empfängern und den ISPs

Das Ziel eines E-Mail Senders sollte es sein, E-Mail zu versenden, die bei den Empfängern ankommen, gelesen werden und eine gewisse Reaktion auslösen. 

Das Ziel der Empfänger ist es, möglichst wenig ungewünschte E-Mails zu bekommen. Dazu zählen unter andrem E-Mails, die sie nicht abonniert haben, E-Mails mit betrügerischem Inhalt, aber auch E-Mails, die ihnen keinen Mehrwert bieten.

Das Ziel von Internetdienstanbietern (ISP, z. B. Google und Yahoo) ist es, seinen Benutzern eine möglichst gute User Experience zu bieten. D. h. sie versuchen ihr Möglichstes, damit die Empfänger es einfach haben, ihre Ziele zu erreichen. Sie schauen also, dass nur die gewünschten E-Mails ganz vorne im Posteingang landen.

Als Sender von E-Mails müssen wir also sicherstellen, dass wir die Ziele der Empfänger und der ISPs erfüllen. Dann erfüllen wir auch unsere eigenen Ziele – langfristig.

Was ist das Ziel von Aivie?

Das Ziel von Aivie ist es seinen Kunden zu ermöglichen,  qualitativ hochwertige E-Mails zu versenden, die von den Empfängern geschätzt werden. Die Kunden von Aivie sollen eine bestmögliche Reputation aufbauen können.

Dazu nutzen wir einerseits technische Möglichkeiten, andererseits stehen wir unseren Kunden auch beratend zur Verfügung.

Aivie kann nicht dafür verwendet, um Cold Calls und andere vom Empfänger oder Gesetzgeber unerwünschte E-Mails zu versenden. 

Welchen Absender soll ich wählen, damit meine Mails nicht im Spam landen?

Wenn du E-Mails versendest, kannst du drei Informationen angeben:

Was dem Empfänger angezeigt wird

1. Absender Name

Dies ist das Erste, was die Empfänger von deiner E-Mail im Posteingang sehen. Z. B. Adrian von Aivie

2. E-Mail-Adresse (From)

Das ist die E-Mail-Adresse, die den Empfängern als Absender angezeigt wird. Das kann eine beliebige Adresse sein, die man frei wählen kann. Darum wird sie oft für Spam oder andere Betrügereien missbraucht.

Wenn deine Kontakte in ihrem E-Mail-Programm auf Antworten klicken, dann wird eine E-Mail an diese Adresse gesendet.

Hinweis: Wir empfehlen keine noreply Adresse zu verwenden, um den Dialog mit deinen Kontakten zu fördern.

Was das E-Mail-Programm sieht

3.  Mail-From-Domain

Die Mail-From-Domain ist entscheidend für die Zustellbarkeit von E-Mails, da sie von Empfängerservern zur Authentifizierung der E-Mails verwendet wird. 

Zusätzlich wird die Mail-From-Domain verwendet, um deine Domain Reputation zu bestimmen. 

Mit Aivie erhältst du eine eigene Mail-From-Domain. Somit kannst du deine eigene Reputation aufbauen. 

Standardmässig lautet die Mail-From-Domain email.deinedomain.ch. Du kannst aber auch deine eigene wählen. Sie muss lediglich den folgenden Anforderungen entsprechen:

  • Die Mail-From-Domain muss eine Subdomain der übergeordneten Domain einer verifizierten Identität (E-Mail-Adresse oder Domain) sein.
  • Die Mail-From-Domain sollte nicht eine Subdomain sein, die du auch zum Versenden von E-Mails verwendest.
  • Die Mail-From-Domain sollte nicht eine Subdomain sein, die du zum Empfangen von E-Mails verwendest.

4. Technische Mail-From E-Mail-Adresse

Theoretisch gibt es auch noch die Mail-From E-Mail-Adresse. Oder auch bekannt als Envelope-From. Dies ist die E-Mail-Adresse, die in den SMTP-Kommunikationsprotokollen verwendet wird. 

Anhand der Mail-From-Domain erhält jede versendete E-Mail eine eindeutige Absenderadresse. Sie wird für alle Arten von Rückmeldungen verwendet. Für dich ist sie nicht wirklich relevant. Aber Aivie nutzt sie, um deine Bounces und Beschwerden zu managen.

Diese E-Mail-Adresse wird automatisch vergeben. Du kannst nur die Mail-From-Domain (oben) bestimmen.

Empfohlene Konfiguration

Nutze die Möglichkeit von Aivie eine eigene Domain Reputation für die E-Mails aufzubauen, die du aus Aivie versendest. 

So wird das Risiko minimiert, dass Marketing-E-Mails die Zustellbarkeit deiner anderen E-Mails, die du z. B. aus Outlook oder Google Mail versendest, beeinträchtigen.

Nutze zudem einen klaren und konsistenten Absendername wie „Aivie Marketing Team“, um das Vertrauen der Empfänger in deine E-Mails zu erhöhen.

Der Aivie Set Up Wizard unterstützt dich hier.

Was ist die Domain Reputation und wie hilft sie, damit die E-Mails nicht im Spam landen?

Die Domain-Reputation misst die Vertrauenswürdigkeit und Glaubwürdigkeit der Domain, von der du deine E-Mails versendest (z. B. aivie.ch). Diese Bewertung wird von Internetdienstanbietern (z. B. Google, Yahoo) und E-Mail-Sicherheitssystemen (z. B. McAfee) genutzt, um zu bestimmen, ob E-Mails von einer bestimmten Domain legitim sind oder als Spam eingestuft werden sollten. 

Die meisten ISPs verwenden umfangreiche Algorithmen, um eine Domain auf einer Skala von 0 bis 100 zu bewerten. Diese Bewertung wird dann bei der Verarbeitung zukünftiger E-Mails überprüft, um gegebenenfalls weiter verfeinert. Je höher der Domain-Reputation-Score bei einem bestimmten Empfänger ist, desto unwahrscheinlicher ist es, dass nachfolgende E-Mails abgelehnt oder als Spam gefiltert werden.

Die Reputation wird über die Zeit aufgebaut und durch verschiedene Faktoren beeinflusst, wie die Qualität und das Engagement der gesendeten E-Mails, Beschwerderaten, Treffer bei Spam-Fallen und die Einhaltung von Best Practices wie korrekte Authentifizierungsprotokolle (Siehe: SPF, DKIM und DMARC).

Weitere Details findest du in unserer FAQ Spam Score und Domain Reputation testen.

Wie bereits oben erwähnt, erhältst du mit Aivie eine eigene Subdomain und kannst so die Reputation unabhängig von der Hauptdomain aufbauen.

Was ist die Bounce Rate und wie verhindere ich, dass meine E-Mails im Spam landen?

Die Bounce Rate ist der Prozentsatz der E-Mails, die nicht zugestellt werden konnten. Es gibt zwei Arten von Bounces: 

  1. Hard Bounces, die auf permanente Fehler hinweisen (z.B. ungültige E-Mail-Adressen)
  2. Soft Bounces, die auf temporäre Probleme hinweisen (z.B. ein voller Posteingang)

Du solltest insbesondere die Hard Bounces vermeiden. Sie weisen auf eine schlecht gepflegte E-Mail Liste hin und viele ISPs werten dies als ein Indikator für Spam.

Innerhalb von Aivie werden gebouncte E-Mail-Adressen automatisch mit einem “Do Not Contact” markiert.

Achte speziell beim Import deiner Kontakte darauf, dass die Liste keine ungültigen E-Mail-Adressen enthält. Wir raten stark davor ab, gekaufte E-Mail-Listen zu verwenden. 

Aivie prüft beim Import und beim Erstellen der Kontakte, ob die Adresse gültig ist. Falls du sehr viele Kontakte importierst, lohnt es sich ev. einen externen Bereinigungsservice zu nutzen.

Nutze die Double Opt In Strategie, um alle deine E-Mails zu verifizieren. 

Die ISPs schauen auch, ob die Empfänger mit deinen E-Mails interagieren. Also, ob die Links angeklickt werden. Indem du ein Double-Opt-in machst, findet eine solche Interaktion statt und zukünftige E-Mails von dir landen wahrscheinlich nicht im Spam.

Was ist die Beschwerderate und wie verhindere ich, dass meine E-Mails im Spam landen?

Wenn sich deine Empfänger bei ihrem ISP über deine E-Mails beschweren (Complainen), dann führt das ebenfalls dazu, dass deine zukünftigen E-Mails als Spam eingestuft werden. 

Deshalb solltest du nur E-Mails an Kontakte versenden, die zuvor ihre Einwilligung gegeben haben. Auch hier solltest du konsequent auf ein Double-Opt-in setzen. 

Es kann eine grosse Herausforderung sein, wenn du Kontakte lange nicht mehr angeschrieben hast, sich der Name des Unternehmens gewechselt hat, oder die Kontakte zum ersten Mal überhaupt von dir hören. Hier kannst du ein sogenanntes Permission Pass Verfahren einsetzen. Kontaktiere uns für mehr Details.

Aivie überwacht deine Bounce- und Beschwerderate ständig. Wenn ein kritischer Schwellenwert überschritten wird, pausieren wir das Senden von deinen E-Mails. Dies geschieht zum Schutz deiner Reputation. Wir kontaktieren dich dann und schauen gemeinsam mit dir, wie es dazu gekommen ist und wie wir das Problem lösen können.

Was muss beim Inhalt berücksichtigt werden, damit die E-Mails nicht im Spam landen?

Stelle sicher, dass der Inhalt deiner E-Mails für die Empfänger geschrieben ist, und dass sie sich abmelden können.

1. Wertvoller Inhalt

Der Inhalt deiner E-Mails sollte für deine Empfänger wertvoll sein. Vermeide reisserische Betreffzeilen und übermässige Nutzung von Grossbuchstaben oder Ausrufezeichen, da dies als Spam eingestuft werden kann. Qualität vor Quantität.

2. Relevanter Inhalt

Stelle sicher, dass du personalisierte Inhalte sendest, anstelle von einem Newsletter, der generisch für alle Empfänger dieselbe Botschaft enthält.

Personalisierte E-Mails haben eine höhere Wahrscheinlichkeit, im Posteingang zu landen. Nutze die Daten, die du über deine Empfänger hast, um die Inhalte zu personalisieren und einen Bezug herzustellen.

Ein klarer und einfach zu findender Abmeldelink ist nicht nur gesetzlich (revDSG, GDPR) vorgeschrieben, sondern auch wichtig für die Zustellbarkeit deiner E-Mails. Achte darauf, dass sich Empfänger leicht von deiner Liste abmelden können, wenn sie dies wünschen. 

Soll ich E-Mails aus dem Verteiler entfernen, damit ich nicht als Spammer gelte?

Es ist wichtig, ein gesundes Gleichgewicht zu finden, um sicherzustellen, dass deine E-Mails nicht als Spam wahrgenommen werden. Häufiges Anschreiben kann dazu führen, dass Empfänger sich überflutet fühlen und deine E-Mails als lästig empfinden, was zu einer Spam-Beschwerde führen kann. Daher ist es besser, eine gut gepflegte Liste zu haben, als eine möglichst grosse Liste.

Als eine Faustregel: Entferne Adressen aus deiner Liste, die in den letzten sechs Monaten nicht mit deinen E-Mails interagiert haben. Diese regelmässige Bereinigung hilft, die Qualität deiner Liste zu verbessern und sicherzustellen, dass du nur Empfänger anschreibst, die tatsächlich an deinen Inhalten interessiert sind. 

Aivie hat ein Segment mit allen Kontakten, die in den letzten 6 Monaten nicht aktiv waren. Wir empfehlen dir dieses zu nutzen, um die entsprechenden Kontakte auszusortieren.

Mit Aivie hast du auch die Möglichkeit verschiedene Kampagnen zu machen. So kannst du die Kontakte dann anschreiben, wenn sie Interesse haben. Entferne sie z. B. aus den wöchentlichen E-Mails, aber schreibe sie wieder an, wenn sie deine Website besucht haben. 

Technische Voraussetzungen, damit E-Mails nicht im Spam landen

Durch die Implementierung einer Authentifizierung wird sichergestellt, dass deine E-Mails als authentisch (von dir versendet) erkannt werden. Mit einer Verschlüsselung und einer guten IP-Reputation kannst du das Risiko, dass deine E-Mails als Spam eingestuft werden, weiter reduzieren.

1. Authentifizierung

Mit der Authentifizierung stellst du sicher, dass der Empfänger deiner E-Mail glaubt, dass du berechtigt bist, E-Mails im Namen des angegebenen Absenders zu versenden. Dazu verwenden wir SPF, DKIM und DMARC.

SPF (Sender Policy Framework)

Mit einem SPF Eintrag definierst du, welche Server E-Mails im Namen deiner Mail-From-Domain senden dürfen.

DKIM (DomainKeys Identified Mail)

Mit DKIM wird eine digitale Signatur an deine E-Mail angehängt, die vom empfangenden Server überprüft wird. So kann ebenfalls überprüft werden, ob der Absender berechtigt ist, über die angegebene Mail-From-Domain zu versenden.

Zudem stellt der Eintrag sicher, dass die E-Mail während der Übertragung nicht verändert wurde. Und der Eintrag bleibt bestehen, auch wenn die E-Mail weitergeleitet wird.

DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting & Conformance)

SPF und DKIM überprüfen nur, ob der Absender berechtigt ist, von der technischen Mail-From-Domain aus zu versenden. Also nicht von der dem Empfänger angezeigten Domain. Somit kann weiterhin ein beliebiger Absender angegeben werden. 

DMARC stellt sicher, dass die technische Mail-From und die dem Empfänger angezeigte Domain in der Absender Adresse (From) übereinstimmen.

Zudem bietet DMARC eine Möglichkeit, wie du dem empfangenden Server mitteilen kannst, wie er mit E-Mails umgehen soll, die diese Prüfungen nicht bestehen.

Mehr technische Details.

Mit den Setup Wizards von Aivie kannst du alle Authentifizierungen einfach einrichten und überprüfen. Zudem stehen wir dir bei Fragen auch persönlich zur Verfügung.

2. TLS-Verschlüsselung

Transport Layer Security (TLS) verschlüsselt die E-Mail-Übertragung zwischen den Servern, was die Sicherheit erhöht und das Vertrauen in deine E-Mails stärkt. 

Aivie unterstützt TLS und stellt sicher, dass deine E-Mails verschlüsselt versendet werden.

3. IP-Reputation

Die Reputation der IP-Adresse, von der deine E-Mails gesendet worden, ist entscheidend. Es ist wichtig, dass deine IP-Adresse nicht auf schwarzen Listen steht und eine gute Versandhistorie aufweist. 

Aivie überwacht kontinuierlich die IP-Reputation und sorgt dafür, dass deine E-Mails von vertrauenswürdigen IP-Adressen gesendet werden. 

Im Standard teilst du die IP-Reputation mit allen anderen Aivie Kunden. Falls du mehr Kontrolle, und dir eine eigene Reputation aufbauen möchtest, kannst du eine eigene IP-Adresse erwerben.

Neue Spam-Richtlinien von Google und Yahoo

Im Frühling 2024 haben Google und Yahoo neue Richtlinien veröffentlicht, die insbesondere die Authentifizierungsprotokolle und die Einhaltung von Datenschutzbestimmungen betreffen.

  • Google legt verstärkt Wert auf die Nutzung von SPF, DKIM und DMARC. Zudem müssen Versender nachweisen, dass sie die Einwilligung der Empfänger zur Kontaktaufnahme haben.
  • Yahoo verlangt eine klare Transparenz bei der Datennutzung und hat die Anforderungen an die Verschlüsselung erhöht, um die Sicherheit der E-Mail-Kommunikation zu gewährleisten.

Aivie stellt von Anfang an sicher, dass alle neuen Richtlinien von Google und Yahoo erfüllt werden und unterstützt dich dabei, deine E-Mail-Kampagnen entsprechend anzupassen.

Details findest du in den FAQ: Ist Aivie kompatibel mit den neuen Google- und Yahoo-Spam-Regeln?

Zusammenfassung

Indem du die technischen Punkte berücksichtigst, legst du den Grundstein für erfolgreiche E-Mail-Marketingkampagnen. Mit einer durchdachten Strategie und dem richtigen Inhalt kannst du die Wahrscheinlichkeit nochmals erheblich erhöhen, dass deine E-Mails im Posteingang deiner Empfänger landen und nicht im Spam-Ordner. 

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