Ab auf den Golfplatz: Automatisierte Kampagne für Event

Unsere Kundin KENDRIS ist ein erfolgreiches Treuhandunternehmen. Wie in der Branche üblich, setzt auch KENDRIS auf persönliche Beziehungen und hat einen hohen Qualitätsanspruch.

Einmal im Jahr lädt KENDRIS ihre geschätzten Kund:innen ein auf den Golfplatz. Das Erlebnis ist wichtig für die Beziehungspflege. Daher ist es auch wichtig, dass das Drumherum, also die digitale Experience, den hohen Qualitätsstandards widerspiegelt. Eine verlässliche, automatisierte Eventkommunikation sorgt dafür, dass keine Fragen offen bleiben – von der Anmeldung bis zu Anfahrt.

Der Case Kendris in Zahlen

Was muss in die automatisierte Event-Kampagne?

Klar, der eigentliche Golf Event selbst steht im Zentrum des gemeinsamen Erlebens. Im Vorfeld braucht es die Informationen zum Event, eine Anmeldemöglichkeit mit Bestätigung und weitere Details wie z.B. Anreise.

Bislang wurde eine Einladung per Mail manuell versendet. Die Anmeldungen wurden in eine Liste eingetragen. Ein Reminder-Mail erfolgte ebenfalls manuell. Für Fragen steht eine Kontaktperson bereit. Heisst, Kendris betreibt viel Aufwand rund um den Event für Interaktionen, die keinen grossen Mehrwert stiften. Denn Organisatorisches muss eben einfach kommuniziert werden. Auf der anderen Seite müssen sich auch die Klient:innen die Infos selbst eintragen, z.B. die Website des Golfplatzes, um die Aufstellung zu prüfen. Oder sie müssen anrufen.

Wäre es da nicht besser, einfach alles grad im richtigen Moment beisammen zu haben? Genau hier soll die automatisierte Kampagne für den Event ansetzen. Denn all diese Interaktionen sind notwendig, sie stellen jedoch nicht das Highlight dar. Andersrum würde etwas fehlen, wenn es die Interaktionen nicht gäbe. Sie bieten also einen Mehrwert und sollen entsprechend professionell umgesetzt sein in einer automatisierten Event-Kampagne.

Wertstiftende Interaktionen in der automatisierten Event-Kampagne

Bevor wir uns in die automatisierte Kampagne für den Golf-Event stürzen, stellen wir ein paar Überlegungen zu wertstiftenden Interaktionen an. Grundsätzlich kann eine Interaktion der:m Kund:in oder dem Unternehmen etwas bringen. Zum Beispiel ist es für Kendris und für ihre Kund:innen wertvoll, dass es eine Anmeldemöglichkeit zum Event gibt. Die Kund:innen wollen verlässlich wissen, dass sie einen Platz haben. Kendris will die Teilnehmer:innenzahl kennen. Völlig klar, oder? Ähnlich kann man auch argumentieren, wenn es um eine Erinnerungsnachricht kurz vor dem Event geht. Aber wie steht es zum Beispiel um die Reminders für die Anmeldung?

Kendris hat nach wie vor ein Interesse daran, dass die Kund:innen sich anmelden und könnte endlos Erinnerungsnachrichten senden. Jedoch würde das die Kund:innen bald bedrängen. Denn einmal eine E-Mail überlesen, ja, kann passieren. Aber zweimal, dreimal? Vermutlich liegt es dann doch eher daran, dass man sich einfach nicht anmelden kann oder will. In der Value Irritant Matrix heisst es in dem Fall: Vereinfachen. Wir würden sagen: Vielleicht hört man auch einfach mal auf.

Wir haben also eine Liste von Interaktionen, die für Teilnehmer:innen und/oder für KENDRIS wertvoll sind. Aber das alleine reicht nicht. Wir müssen auch noch den spezifischen Moment der Interaktion anschauen. Klingt jetzt wahrscheinlich völlig banal, aber jede:r der schon mal im falschen Moment die richtigen Informationen gekriegt hat, weiss vermutlich, wovon wir sprechen.

Die Frage lautet daher nicht nur: Was schafft einen Wert? Sondern: Was schafft genau jetzt einen Wert? Denn wenn die:der Kund:in die Frage stellt: Und was soll ich jetzt damit? Dann wissen wir, dass wir keinen Wert vermittelt haben. Also, liefern wir die richtigen Informationen zum richtigen Zeitpunkt ab!

«Den ganzen Einladungsprozess wollten wir mit einem hohen Automatisierungsgrad und aber höchstmöglicher Individualisierung gestalten. Wir wollen schliesslich, dass unsere Gäste gut abgeholt und sich einfach auf den Event freuen können.»

Bryan Graf
kendris.com

Die automatisierte Event-Kampagne als Prozess

Die Kund:innen sollen eine Event-Ankündigung per E-Mail erhalten. Über einen Link in der E-Mail gelangen sie auf das Anmeldeformular, können sich anmelden und erhalten umgehend eine Bestätigung. Kurz vor dem Event werden aktuelle Informationen wie die Platzaufstellung und Tee Time kommuniziert. Soweit so gut, aber was, wenn sich jemand nicht anmeldet? Dann wird natürlich einmal automatisch nachgehakt.

So stellt sich die automatisierte Event-Kampagne also dar:

Die Umsetzung der automatisierten Kampagne mit Aivie

Kampagnen in Aivie können Aktionen auslösen, wie beispielsweise die Anmelde-E-Mail an das gewünschte Kund:innen Segment senden. Neben den automatisierten E-Mails wird auch das benötigte Anmeldeformular direkt mit Aivie umgesetzt. Die Kampagne trackt die Anmeldungen und sendet, wo nötig, einen Reminder raus. Die Daten der Angemeldeten werden im CRM gespeichert. Die Teilnehmenden-Liste füllt sich automatisch.

Im CRM und mit Hilfe von progressivem Profiling erhalten wir weitere Informationen über die Teilnehmenden wie z.B. das Golf Handicap oder den Namen des Golfclubs. Diese Informationen müssen beim nächsten Mal nicht mehr angegeben werden.

Die richtigen Informationen im richtigen Moment

Kund:innen erhalten mit den automatisierten E-Mails jeweils genau jene Informationen, die sie im Moment benötigen. Damit müssen sie sich nicht fragen: Was soll ich jetzt damit? Gleichzeitig erhalten sie aber auch nicht Informationen, die noch nicht relevant sind. Sie sollen sich aber auch nicht fragen müssen: Kommt da dann noch was? Deshalb kündigen wir auch an, was noch kommt. Und natürlich steht im Zweifel immer ihr persönlicher Account Manager bereit.

Fazit zur automatisierten Event-Kampagne

Sowohl KENDRIS als auch ihre Kund:innen konnten dem Event entspannt entgegensehen, da die automatisierte Kampagne die Anmeldungen, Erinnerungen und alle Informationen gemanagelt hat.

«Wir sind Treuhänder, Steuer- und Rechtsexperten und keine Eventmanager:innen. Jedoch ist es unser Anspruch, das alles was wir unseren Klient:innen bieten, hochprofessionell und durchgedacht ist. Das Team von Aivie hat diesen Anspruch erfüllt und auch proaktiv unseren Einladungsprozess optimiert.»

Bryan Graf
kendris.com

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