Liittovaltio kokeili äskettäin jotain, mitä monet pitivät mahdottomana: 172 työntekijää eri ministeriöistä työskenteli arjessaan avoimen lähdekoodin ohjelmistoilla – tavanomaisen Microsoft-ohjelmistopaketin sijaan. Asiakirjat, sähköposti, kalenteri, chat, videopuhelut. Kaikki avoimesti. Muutama päivä sitten tulokset tulivat, ja ne ovat ihanan tavallisia: tavallisten toimistotehtävien hoitaminen sujuu.
Ei hypeä, ei ihmeitä. Se toimii. Ja silti tämä ei ole vielä koko tarina. Sillä todellisuudessa ratkaiseva osa tulee vasta tämän jälkeen – ja siitä ei juuri kukaan puhu.
Lyhyesti: Mitä liitto on testannut
Hankkeen nimi on PoC BOSS – ”Toimistoautomaatio avoimen lähdekoodin ohjelmistoilla”. Tavoitteena on liittovaltion digitaalinen itsemääräämisoikeus, eli hallinta omista tiedoista ja työkaluista. Testattavana oli openDesk, selainpohjainen työympäristö. Se on peräisin Saksasta ja sisältää runsaasti tunnettuja avoimia komponentteja: Collabora tekstinkäsittelyyn, Open-Xchange sähköpostiin ja kalenteriin, Nextcloud tiedostoihin, Element chat-viestintään sekä videopuhelut ja keskitetty kirjautuminen.
Toteutettavuustutkimuksen johtopäätös: kirjoittaminen, tiedostojen tallentaminen, yhteistyö, sähköposti ja kalenteri – sujuivat hyvin. 172 osallistujasta 73 antoi arvosanan, keskimäärin 5,4 pistettä kuudesta. Samalla tutkimuksessa todetaan rehellisesti, että laajamittaiseen käyttöönottoon liittyy vielä teknisiä ja toiminnallisia ongelmia. Liittovaltio suunnittelee kuitenkin käyttöönottoa: vuoden 2027 loppuun mennessä noin 3’000 työpisteelle on tarkoitus ottaa käyttöön avoimen lähdekoodin toimistoratkaisu. Juuri tämä rehellisyys tekee tutkimuksesta arvokkaan. Se nimittäin kumottaa neljä ajatteluvirhettä, joita kuulen toistuvasti pk-yrityksissä.
Miksi nykytilanne on todellinen riski
Aluksi lyhyt tarina. Olen aiemmin nähnyt, kuinka yritykset takertelivat vuosikausia vanhaan ohjelmistoon – ajattele vaikka Lotus Notesia. Jossain vaiheessa ne eivät enää pystyneet tekemään mitään. Kehittäjiä, jotka olisivat vielä suostuneet käsittelemään sitä, ei enää ollut. Jokaisesta pienestä muutoksesta tuli suuri projekti: paljon riskejä, vähän näkyvää hyötyä. Kukaan ei siis uskaltanut ryhtyä siihen. Ja jokaisena vuotena, jolloin tilanne pysyi ennallaan, osa innovaatiovoimasta kuoli. Se oli minulle merkittävä oppitunti monien vuosien kokemuksesta avoimen lähdekoodin parissa.
Se, mitä näen nykyään suurten alustojen kohdalla, saa minut miettimään – historia toistaa itseään. Ja kaikki perustellaan sillä, että se on helpompaa ja silloin kaikki toimii yhdessä. Minusta juuri siinä piilee vaara. Uskotaan, ettei ole muuta vaihtoehtoa, että se on joka tapauksessa mukavampaa – ja jatketaan vain entiseen tapaan.
Neljä ajatteluvirhettä, jotka testi oikaisee
1. ”Avoin lähdekoodi on ilmaista”
Kaikkein sitkein ajatteluvirhe. Ei, ”avoin” ei tarkoita ”ilmaista”. Se tarkoittaa vain, että et maksa käyttöoikeusmaksua käyttäjää kohden eikä lisämaksua toimintoa kohden. Kustannuksia sinulla on kuitenkin – käytöstä, tietoturvasta ja ylläpidosta. Raha vain siirtyy muualle: pois lisenssistä, kohti sen takana olevaa todellista palvelua. Juuri näin myös Aivie laskee: kontaktia kohden. Enemmän kontakteja tarkoittaa enemmän dataa ja suurempaa laskentakuormitusta, ja hinta heijastaa tätä ymmärrettävällä tavalla. Kyse ei ole siitä, että avoin olisi sama kuin ilmainen, vaan siitä, että maksat todellisista kustannuksista sen sijaan, että maksaisit keksitystä lisenssitaulukosta. Miksi juuri tämä on tärkeää juuri nyt, olemme selittäneet täällä: Miksi kaikki nostavat hintojaan vuonna 2026 – ja miten avoimen lähdekoodin käyttö muuttaa tilannetta.
2. ”Avoin lähdekoodi on idealistien harrastus”
Kuva harrastelijaprogrammoijasta, joka puuhastelee koodin parissa iltaisin, on vanhentunut. Suuret avoimen lähdekoodin projektit eivät enää toimi yksin. Niiden takana on yritys, usein useampiakin. Ne ylläpitävät koodia, varmistavat sen turvallisuuden ja vastaavat siitä nimellään. Juuri tämä tuo vakautta. Liittovaltio on testannut openDeskiä 172 hengen voimin todellisessa tuotantokäytössä – ei harrastuskellarissa.
3. ”Itsenäisyys tarkoittaa, että kaikki isännöidään itse”
Monet ajattelevat itsemääräämisoikeudesta omaa palvelinta kellarissa. Sitä ei tarkoiteta. Itsenäisyys tarkoittaa: sinä pidät hallinnan ja valinnanvapauden. Missä tietoni sijaitsevat? Kuka pääsee niihin käsiksi? Ja kuinka kallista palveluntarjoajan vaihtaminen olisi? Äläkä pelkää siirtymistä: kun tuon asiakkaita Aivieen tai autan heitä siirtymään pois Aiviesta, se sujuu yleensä yllättävän helposti. Avoimen standardin käyttäjä ei joudu ansaan. Aiviessa tiedot sijaitsevat salattuina sveitsiläisillä palvelimilla, ja täydellinen hosting Sveitsissä on mahdollista – kenenkään ei tarvitse itse ryhtyä datakeskukseksi. Näytämme tässä, miten löydät oikeat kysymykset työkalun valintaa varten: Näin löydät itsellesi sopivan markkinoinnin automaatiotyökalun.
4. ”IT hoitaa sen nopeasti”
IT-osasto pystyy nopeasti asentamaan palvelimen. Mutta entä sen ylläpito? Se on aivan eri asia – ja juuri se osa, josta lähes kukaan ei puhu. CRM-järjestelmä on täynnä arkaluonteisia tietoja. Siksi tarvitset tietoturvaa: säännöllisiä päivityksiä, palomuuria ja valvontaa. Sitten markkinointiosasto tulee ja haluaa muuttaa asioita, saada selvennyksiä ja selityksiä. Onko IT-osastolla tätä varten tikettijärjestelmä, prosessit – ja ennen kaikkea aikaa? Useimmiten ei. Sillä se ei kuulu heidän ydinosaamiseensa; heitä arvioidaan oman tuotteensa perusteella, ei markkinointityökalun. Ja sitten on vielä sähköposti: säännöt, toimitettavuus, oma ammattitaitonsa. Vaikea osa ei ole ohjelmisto. Se on käyttö.
Rehellinen totuus: avoimen lähdekoodin ohjelmistot eivät toimi itsestään
Yhdellä lauseella sanottuna: avoimen lähdekoodin ohjelmistot toimivat – mutta ne eivät toimi itsestään. Eikä tämä ylläpito ole avoimen lähdekoodin heikkous. Kaikkia ohjelmistoja on ylläpidettävä. Kalliissa tilauspalveluissa et vain huomaa sitä, koska joku muu hoitaa sen – ja vie sinulta samalla osan hallinnasta.
Kysymys ei siis ole koskaan ”avoin vai mukava”. Voit saada molemmat. Palveluntarjoaja voi tarjota sinulle avoimen, itsenäisen ratkaisun ilman, että IT-osastosi joutuu kantamaan taakkaa. Avoimuuden säilyttäminen ja silti rauhallinen yöuni – nämä eivät sulje toisiaan pois.
Mitä tällä on tekemistä markkinointisi kanssa
Ehkä ajattelet: hienoa valtiolle, mutta minä teen markkinointia, en ole ministeriö. Juuri tässä se konkretisoituu. Arvokkaimmat tietosi eivät ole toimistopaketissa. Ne ovat markkinointijärjestelmässäsi: kontaktisi, heidän käyttäytymisensä, koko asiakassuhde. Se on ydinliiketoimintasi.
Ja siinäkin nousee esiin sama kysymys kuin liittovaltion tapauksessa: missä nämä tiedot sijaitsevat? Kuka niitä valvoo? Ja kuinka kallista siirtyminen olisi, jos joutuisit vaihtamaan palveluntarjoajaa huomenna? Aivie on itse rakennettu avoimelle alustalle, Mauticille – periaatteen vuoksi, jotta valta pysyy sinulla eikä palveluntarjoajalla, joka voi muuttaa sääntöjä milloin tahansa. Aivie ylläpitää sitä puolestasi sveitsiläisillä palvelimilla. Saat avoimen järjestelmän ilman, että sinun tarvitsee huolehtia sen ylläpidosta itse. Miksi sinun ei pitäisi luopua tästä hallinnasta kevyesti, voit lukea täältä: Miksi sinun ei pitäisi luopua asiakastietojen hallinnasta.
Yhteenveto
Koko tutkimuksen tärkein johtopäätös ei ole tekninen, vaan strateginen: avoimen lähdekoodin ratkaisut toimivat. Jopa liittovaltion tasolla, jopa tiukkojen turvallisuusvaatimusten puitteissa, jopa 172 hengen arjessa. Se ei suju itsestään, eikä se korvaa ylläpitoa. Mutta se siirtää valtaa – pois palveluntarjoajalta, sinulle.
Ota tämä ajatus mukaan: tarkastele tällä viikolla omaa markkinointiasi. Missä asiakastietosi sijaitsevat, kuka niitä hallinnoi, kuinka suuri määräysvalta sinulla todella on? Jos vastaat näihin kysymyksiin rehellisesti, olet jo pidemmällä kuin useimmat. Ja jos haluat pohtia asiaa yhdessä, varaa lyhyt keskustelu Adrianin kanssa.
