Von HubSpot zu Aivie migrieren: Schritt-für-Schritt-Anleitung

Du willst von HubSpot weg, aber keine Kontakte, Abmeldungen oder laufenden Workflows verlieren? Diese Anleitung zeigt dir den Wechsel zu Aivie in sechs Schritten.

Aivie basiert auf Mautic und läuft als Managed Service. Die Technik übernimmt das Aivie-Team – du konzentrierst dich auf Daten und Kampagnen.

Was bekommst du mit Aivie?

Aivie verbindet die Freiheit von Open Source mit dem Komfort einer SaaS-Lösung:

• Keine Technik: Server, Installation, Updates und Backups übernimmt das Aivie-Team. Du kümmerst dich um Inhalte und Kampagnen.
• Komfort von SaaS: Du bestellst online und startest sofort. Support, Templates und ein Best-Practice-Setup sind dabei.
• Datenschutz: Deine Daten liegen verschlüsselt, gehostet in der Schweiz, in Deutschland oder an einem Standort deiner Wahl – auf Wunsch komplett auf Schweizer Infrastruktur.
• Flexibel: Du erhältst eine eigene Instanz auf Open-Source-Basis. Du erweiterst sie per API, Plugins und eigenen Templates – ohne Bindung an ein proprietäres System.

Was musst du vor dem Wechsel vorbereiten?

Du wählst auf Preise & Pakete deine Kontaktstufe. Danach richtet das Aivie-Team alles ein:

• Eigene Aivie Instanz, gehostet und gewartet
• Updates, Backups und Monitoring
• Versand-Infrastruktur inklusive Einrichtung von SPF, DKIM und DMARC für deine Absenderdomain
• Hintergrund-Jobs für Segmente, Kampagnen und Versand

Der Preis richtet sich nach der Anzahl Kontakte. Die Staffelung bildet die tatsächlichen Infrastrukturkosten ab: transparent und vorhersehbar, ohne Seat- oder Feature-Zwang. Bei Jahresrechnung gibt es 20 % Rabatt. Mehr Kontext liefert der Beitrag HubSpot Preise und Alternativen.

Eine Entscheidung bleibt bei dir: Willst du Website-Besuche auswerten? Falls ja, bindest du den Aivie-Tracking-Code auf deiner Website ein und passt den Cookie-Hinweis an.

Schritt 1: Alles aus HubSpot exportieren

Exportiere, solange dein HubSpot-Abo noch läuft. Nach einem Downgrade fehlen Teile der Historie.

• Kontakte mit allen Eigenschaften, inklusive Erstellungsdatum, letzter Öffnung und letztem Klick
• Abmeldungen (Opt-outs) und Hard Bounces
• Workflow-Teilnahmen: Wer hat welche Sequenz bereits erhalten?
• Formular-Einsendungen und Notizen
• Performance-Daten deiner Marketing-E-Mails

Wichtig: Ein «Non-Marketing-Kontakt» in HubSpot ist keine Abmeldung. Behandle die beiden Gruppen getrennt.

Schritt 2: Kontakte in Aivie importieren

Starte mit einem Testimport von rund zehn Kontakten. Prüfe Felder, Umlaute und Datumsformate. Danach folgt der vollständige CSV-Import. Achte beim Feld-Mapping auf diese Punkte:

• Identifikationsdatum: Setze es auf das HubSpot-Erstellungsdatum.
• Letzte Aktivität: Nimm die letzte Öffnung oder den letzten Klick. Fehlt beides, nimm das Erstellungsdatum.
• Abmeldungen und Hard Bounces: Lösche sie aus deiner Importdatei. Du brauchst sie nicht mehr und sparst Kosten, weil der Preis nach Anzahl Kontakte berechnet wird. Willst du sie trotzdem behalten, setze sie auf «Nicht kontaktieren» (DNC).
• Kontakt-Owner: Ordne HubSpot-Owner den passenden Aivie-Benutzer:innen zu.
• Tag «hubspot-import»: Versieh alle importierten Kontakte mit diesem Tag. So weisst du jederzeit, woher sie stammen.

Die Workflow-Daten aus Schritt 1 entscheiden, wer in welche Kampagne kommt. So erhält niemand eine Sequenz ein zweites Mal. Segmente und Kampagnen aktualisieren sich in Aivie automatisch – Konsolen-Befehle oder Cache-Leeren brauchst du nicht.

Wie du Kontakte sinnvoll gruppierst, zeigt der Beitrag Kontakte segmentieren – Schritt für Schritt.

Schritt 3: Kampagnen und Formulare neu aufbauen

Baue jeden aktiven HubSpot-Workflow als Aivie-Kampagne nach. Segmente dienen als Quelle. Bedingungen und Entscheidungen in der Kampagne ersetzen Enrollment- und Verzweigungsregeln.

Aktiviere die Kampagnen, bevor neue Anmeldungen eintreffen. Ziehe danach die Formulare um: als Aivie-Formular oder per API-Anbindung deines bestehenden Formulars. Nur so lösen Anmeldungen die richtigen Kampagnen aus.

Übermittle Statusänderungen aus deiner App oder deinem Shop an Aivie, etwa den Status «zahlende:r Kund:in». Segmente nehmen Kontakte dann automatisch in Kampagnen auf oder entfernen sie wieder.

Tipp: Aivie bringt Templates und ein Best-Practice-Setup mit. Prüfe vor dem Nachbau, ob ein bestehendes Template deinen Workflow bereits abdeckt.

Schritt 4: Neue Anmeldungen umstellen – ohne doppelte E-Mails

1. Lege einen Stichtag für den Wechsel fest.
2. Leite Formulare und App-Anmeldungen ab diesem Zeitpunkt an Aivie.
3. Begrenze in HubSpot jeden Workflow auf Kontakte, die vor dem Stichtag erstellt wurden.
4. Teste mit einer neuen E-Mail-Adresse. Du solltest nur die Willkommens-E-Mail von Aivie erhalten.
5. Beobachte die Anmeldungen einige Tage lang.

Schritt 5: Deine Kontakte zum ersten Mal aus Aivie anschreiben

Jetzt verschickst du deine erste E-Mail aus Aivie. Für deine Kontakte geht alles weiter wie gewohnt – sie merken vom Wechsel nichts.

Im Hintergrund sorgt Aivie für eine saubere Zustellung:

• Aufwärmen: Aivie versendet zuerst in kleineren Paketen und steigert die Menge schrittweise.
• Bounce-Management: Ungültige Adressen markiert Aivie automatisch als «Nicht kontaktieren».
• Überwachung: Aivie behält die Zustellung deiner E-Mails im Blick.

Wie du deine erste E-Mail aufbaust, zeigt der Beitrag E-Mail Grundlagen. Details zur Zustellbarkeit findest du unter Wie landen E-Mails nicht im Spam?

Schritt 6: HubSpot geordnet beenden

• Deaktiviere die automatische Verlängerung frühzeitig. Kündigungen während der Laufzeit sind in der Regel nicht vorgesehen.
• Lass laufende Workflows auslaufen.
• Archiviere Berichte, Performance-Historie und erstellte Assets an einem dauerhaften Ort.
• Erst danach: Downgrade oder Kündigung.

Wie geht es nach dem Wechsel weiter?

Im Alltag konzentrierst du dich auf deine Kampagnen. Den Rest übernimmt Aivie:

• Support: Bei Fragen hilft dir das Aivie-Team jederzeit weiter. Viele Antworten findest du auch auf der Seite Support & FAQ.
• Zustellbarkeit: Aufwärmen, Bounce-Management und die Überwachung der Zustellung übernimmt Aivie.
• Templates in deinem CI/CD: Aivie stellt dir E-Mail-Templates in deinem Corporate Design bereit. Sie enthalten bereits alle rechtlich nötigen Angaben, etwa Abmeldelink und Absenderadresse.

Die Reihenfolge im Überblick

1. Aivie bestellen und Absenderdomain verifizieren
2. Tracking entscheiden und Tracking-Code einbinden
3. Alles aus HubSpot exportieren
4. Testimport, danach vollständiger Import
5. Kampagnen und Formulare aufbauen, solange HubSpot noch läuft
6. Neue Anmeldungen auf Aivie umstellen
7. Kontakte zum ersten Mal aus Aivie anschreiben
8. HubSpot beenden

Server, Installation, SSL und Cronjobs tauchen in dieser Liste nicht auf. Das erledigt Aivie für dich.

Häufige Fragen

Antworten auf die wichtigsten Fragen zur HubSpot-Alternative mit Aivie.

Willst du die Migration nicht allein machen?

Das Aivie-Team übernimmt die Migration auf Wunsch für dich – vom Export bis zur ersten Kampagne. So hat zum Beispiel BODDY den Wechsel von HubSpot zu Aivie umgesetzt.

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