Mehrere tausend Franken Umsatz mit bestehenden Hotel-Gästen – Marketing Automation Case

Unser Kunde Riva Rooms & Studios ist ein automatisiertes Smart Hotel in Locarno. Mit der Hilfe von Aivie gelingt es ihnen nun ebenfalls zeitgemäss Gäste anzuziehen. Durch erfolgreiches Aufsetzen einer automatisierten Newsletterkampagne konnten bereits Buchungen über mehrere tausend Franken durch Bestandsgäste erreicht werden. Dies, obwohl das Jahr 2024 ein sehr schwieriges Jahr für das Tessin ist. Als es durch die Unwetter zu vielen Stornierungen gekommen ist, hat sich Aivie ebenfalls bewährt und Schlimmeres verhindert.

Der Riva Rooms and Studio Hotel Case in Zahlen

Riva Rooms and Studios hat es geschafft, dank einer durchdachten Strategie und dem Einsatz von Marketing Automation mit Aivie einen vollautomatisierten Sales-Funnel aufzubauen, der vollautomatisiert bestehende Gäste dazu bringt erneut zu buchen.

Was ist ein Erfolgserlebnis gewesen mit Aivie?

Es kommt nun vermehrt dazu, dass Gäste wiederkommen, durch die E-Mail Kampagne geben wir den Gästen erstmals eine aktive Aufforderung wiederzukommen und vermehrt nutzen sie diese Möglichkeit auch.

Wir haben bereits zum Anfang der Saison 8 neue Buchungen durch wiederkehrende Gäste verzeichnen können, unser Ziel bis Ende Jahr sind 20. Ich denke, wir sind bisher ganz gut dabei.

Was macht das Hotel Riva Rooms and Studios?

Wir sind ein automatisiertes, 24/7 Smart Hotel mit Standort in Minusio. Es befindet sich direkt am Lago Maggiore und nur 5 Autominuten von der wunderschönen Stadt Locarno entfernt.

Unser Hotel besteht seit 1975 und wurde 2021 komplett renoviert. Wir bieten ein modernes und elegantes Angebot zu einem erschwinglichen Preis. Eine kleine aber feine Auswahl aus verschiedenen Hotelzimmertypen lässt keine Wünsche offen und bietet Platz für bis zu 6 Personen.

Das online Check-in/out System sowie ein hoteleigener Mietwagen sorgen für zeitgemässen Komfort. Die Zimmer entsprechen einem hohen Qualitätsstandard und sind im Vergleich zur Konkurrenz doch sehr erschwinglich.

Viele unserer Gäste entscheiden sich spontan je nach Wetterlage uns im Tessin zu besuchen. Unter anderem verleiten sie ebenfalls unser breitgefächertes Angebot an Zimmern zu einer Buchung. Wir bieten Zimmer für Einzelpersonen und Paare sowie auch connecting rooms für Familien.

Was wolltet ihr verändern?

Adrian Schimpf, der Geschäftsführer von Aivie hat letzten Sommer einen Monat bei uns im Hotel verbracht und war fasziniert von unserem Angebot. Er hat sich mit uns auch des Öfteren über den Einsatz potenzieller Möglichkeiten, Marketing Automation effektiv einzusetzen, ausgetauscht.

Anfangs waren wir der ganzen Sache über etwas kritisch eingestellt. Die gravierenden Faktoren für unsere Zweifel setzten sich vor allem zusammen aus:

• Wie viel Zeit wird es in Anspruch nehmen?
• Wie lange dauert es, bis wir das Tool entscheidend zu nutzen wissen?
• Und wird es die gewünschte Wirkung tatsächlich erzielen?

Uns war bewusst, dass es ebenfalls einen riesigen Mehrwert haben kann. So kam es dazu, dass wir uns nach einem sehr informativen Gespräch mit Adrian darauf einigten, die Full-Service-Lösung von Aivie zu wählen. Es war ein Match.

Mit dem Service done for you by Aivie, haben wir keinen zeitlichen mehr Aufwand, bei welchem wir uns um die Newsletter Kampagne kümmern müssen. Die Kampagne wurde nämlich vollständig vom Aivie-Team für uns aufgesetzt.

Unseres Erachtens ist dies ein wichtiger Schritt in Richtung Zukunft und voll Automatisierung unseres Hotels.

Warum habt ihr Aivie gewählt?

«Ein wichtiger Grund war, dass Aivie die Konzeption und die Arbeit mit dem Tool übernimmt. Wir waren von Adrian und seiner Vision so überzeugt, dass dies ausreichte, um das Projekt zu starten.»

Yannis Dörig, rivarooms.com

Was wolltet ihr erreichen?

Das grundsätzliche Ziel war es, mit der Newsletter Kampagne für mehr Buchungen durch wiederkehrende Gäste zu sorgen und im besten Fall deren Aufenthalt bei uns länger zu gestalten.

Ebenfalls wollten wir die Sichtbarkeit und das Personal Branding unseres Online-Auftritts weiter ausbauen. Dieses Ziel nehmen wir derzeit auch mit Google Ads in Angriff, jedoch nicht via Aivie.

Was war euch wichtig?

Uns war besonders wichtig, dass die Marketing-Automation-Lösung nicht zu aufdringlich ist. Wir möchten unsere Gäste nämlich nicht anhand von penetrantem Call to Action abschrecken.

Also entschloss sich das Team von Aivie nicht dazu, wie gewohnt eine Pop-up-Meldung auf der Website zu implementieren, sondern oldschool die Leads über ein Formular, welches sie auf der Website platziert haben, einzusammeln. So erreicht der Newsletter effektiv nur qualifizierte Leads.

Ebenfalls war uns wichtig, dass im Newsletter explizit auf unsere zeitgemässen Angebote hingewiesen wird.

Welche Veränderungen wurden angestossen?

Es werden jetzt jeden Monat Mails mit wenig Aufwand versandt. Für uns hat sich jedoch nicht viel verändert, wir hatten dadurch nur einen leichten Mehraufwand und es wurden erfolgreiche Resultate erzielt. Ab dem zweiten Jahr läuft das ganze dann aber ganz automatisch, somit Top!

Herangehensweise

Aivie hat wie bereits erwähnt eine Newsletterkampagne für uns aufgesetzt, welche jeweils monatlich eine E-Mail an unsere Gäste sendet.

Die E-Mails zur Fütterung der Kampagne kommen von Bestandsgästen und durch die Website, auf welcher wir ein Formular zur Anmeldung für den Newsletter platziert haben.

Als Goodie, um potenziellen Gästen den Newsletter schmackhaft zu machen, gewähren wir Abonnenten einen exklusiven Rabatt auf ihre nächste Buchung bei uns. Dies bringt sie dazu, dass deren Buchung günstiger wird und uns den Vorteil, dass sie nicht über ein externes Buchungsportal wie zum Beispiel booking.com buchen. Bei einer Buchung über ein externes Buchungsportal müssen wir zwischen 12 % und 18 % der Gesamtsumme an sie abgeben.

Gleichzeitig geniessen wir den Vorteil, dass, wenn sich unsere Gäste im Newsletter eintragen, wir so die Kundenbeziehung weiter pflegen können und sie somit zukünftig zu einer Wiederkehr bewegen können.

Die Mails werden vollumfänglich vom Aivie-Team aufgesetzt. Wir müssen nichts anderes machen, als Input zu liefern und Reviews. Aivie übernimmt alle Set-up-Arbeiten im ersten Jahr und ab dem zweiten Jahr läuft dann alles ganz automatisch.

Drei wichtige Meilensteine

1. Die Daten der früheren Gäste werden genutzt und sie werden personalisiert angesprochen
2. Es werden regelmässige E-Mails versendet und Prozesse sind standardisiert und automatisiert.
3. Die Gäste werden während ihres Aufenthalts automatisiert begleitet. Zur Verbesserung des Erlebnisses und des Gäste Lifetime Values. Wie z. B. durch die Verlängerung des Aufenthalts oder die Buchung eines Mietwagens (noch nicht umgesetzt).

Was hat euch im Prozess gefallen?

Der ganze Prozess lief sehr rund, weil wir wie gesagt auch nicht wirklich viel damit zu tun hatten.

Bei Fragen rund um das Tool war stets ein Ansprechpartner da und uns wurde immer schnell weitergeholfen, ebenfalls findet man auf der Website sehr viele Tutorials, die einem bei Unklarheiten weiterhelfen.

Ich muss sagen, dass wir sehr froh darüber sind, dass Aivie uns im ersten Jahr einen Full Service bietet, da das Tool anfangs, ohne das nötige Know-how, doch sehr anspruchsvoll sein kann. Wenn man jedoch jemanden zur Hand hat und sich regelmässig damit befasst, läuft das mit der Zeit vollkommen rund.

Was hat euch überrascht?

Als wir mit E-Mail Marketing gestartet sind, sind wir davon ausgegangen, dass wir mehr Buchungen erhalten werden.

Als dann die starken Unwetter passiert sind, waren wir überrascht, wie stark die negative Berichterstattung der Medien nach dem Unwetter in Tessin unseren Tourismus beeinträchtigt hat. Dank Aivie konnten wir jedoch schnell und direkt darauf reagieren, indem wir unseren Gästen per E-Mail gezeigt haben, dass die Lage vor Ort nicht so schlimm war, wie es dargestellt wurde.

Mit einer humorvollen Nachricht und positiven Bildern konnten wir viele Stornierungen verhindern. Ohne Aivie wären wir der negativen Berichterstattung komplett ausgeliefert gewesen.

«Wegen der Unwetter erhielten wir viele Stornierungen. Dank Aivie konnten wir schnell reagieren und unsere zukünftigen Gäste überzeugen, trotzdem zu kommen.»

Sebastian Fritzsche, rivarooms.com

Das Projekt wurde begleitet von Adrian Schimpf

«Die Zusammenarbeit mit Riva Rooms & Studios habe ich als eine sehr interessante Herausforderung angesehen. Die Hotelbranche ist ja in einem sehr herausfordernden Umfeld, wo die grossen Plattformen viel Platz einnehmen und ihre Muskeln spielen lassen. Ich bin froh, dass sie jetzt mehr aus ihren Kundendaten machen, und so langfristig mit wiederkehrenden Gästen rechnen können.

Das Hotel und die Mitarbeiter sind mir in den letzten Jahren sehr ans Herz gewachsen. Ich möchte mich für die gute Zusammenarbeit bedanken, wünsche weiterhin viel Erfolg und freue mich auf die weitere Zusammenarbeit.»

Adrian Schimpf,
CEO und Gründer von Aivie.

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